Các tác vụ thủ công hiện đại đã tiến bộ hơn một chút – chúng diễn ra trên Excel, Gmail hay Zalo. Doanh nghiệp càng dành nhiều thời gian cho nhiệm vụ lặp lại như nhập liệu, càng lãng phí thời gian và tiền bạc. Workflow automation ra đời để tăng năng suất và độ chính xác cho doanh nghiệp nhờ công nghệ. Cùng tìm hiểu khái niệm tự động hóa luồng công việc và chi tiết cách tự động hóa doanh nghiệp đơn giản trong bài viết sau.
Workflow automation là gì?
Workflow automation (Tự động hóa luồng công việc, hay Tự động hóa quy trình làm việc) là quá trình tạo quy tắc để tự động hóa một chuỗi tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Nó dựa trên điều kiện “Nếu… thì…”, ví dụ:
- Nếu khách online mua hàng, thì họ sẽ nhận được thông báo đặt hàng thành công.
- Nếu khách online thêm hàng vào giỏ mà chưa thanh toán, thì họ sẽ nhận được email nhắc nhở hoàn tất giao dịch.
- Nếu doanh nghiệp nhận được email từ khách hàng tiềm năng, thì đội sales sẽ được thông báo qua tin nhắn.
Nhờ workflow automation, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong công việc hằng ngày. Bạn có thể xem giải nghĩa workflow và ví dụ về workflow automation cụ thể dưới đây.
Workflow là gì?
Workflow chỉ ra cho bạn lần lượt những bước cần làm để hoàn thành công việc. Chuỗi bước này có thể lặp lại. Nhờ workflow, bạn yên tâm rằng mọi việc sẽ được làm đúng mọi lúc.
Đừng nhầm lẫn workflow (luồng công việc) và process (quy trình). Trong khi process là đầu việc cần hoàn thành (mục tiêu), thì workflow là các bước cụ thể để hoàn thành đầu việc đó (cách thức).
Workflow có các đặc điểm chủ chốt là
- Tập trung vào tác vụ
- Có thể áp dụng cho nhiều quy trình khác nhau
- Được trình bày từng bước
- Được tự động hóa toàn bộ hoặc một phần
- Phụ thuộc vào quy trình (process)
- Mang bản chất chiến thuật.
Nhìn vào workflow, doanh nghiệp có thể thấy rõ những tác vụ nào nên được tự động hóa nhằm tránh ứ đọng công việc chung.
Ví dụ về workflow automation
Một vài trong số rất nhiều luồng công việc mà bạn có thể tự động hóa trong doanh nghiệp bao gồm:
- Follow-up khách hàng tiềm năng đủ điều kiện để lên lịch gặp mặt tư vấn.
- Xóa người nhận đã bỏ đăng ký khỏi danh sách gửi email bản tin.
- Lập báo cáo hàng tuần về tiến độ dự án.
- Mời khách hàng để lại đánh giá sau khi mua sản phẩm.
- Lấy chữ ký trên hóa đơn sau khi chốt giao dịch.
Để xem thêm các luồng công việc đáng tự động hóa khác, hãy đến phần Ứng dụng workflow automation trong doanh nghiệp của bài viết.
Lợi ích của workflow automation
Khi giảm thiểu hoặc loại bỏ các tác vụ thủ công thường ngày, bạn giải phóng được thật nhiều thời gian và năng lượng để phát triển doanh nghiệp. Workflow automation giúp ích cho cả nhân viên và các cấp quản lý ở những điểm sau:
Cải thiện sự rõ ràng và nhất quán
Khi lộ trình làm việc được vạch rõ trước – sau, ai cũng nắm được tiến độ để chủ động thực hiện bước tiếp theo của mình, và không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào cả.
Tăng trách nhiệm giải trình
Tự động hóa luồng công việc sẽ dựa vào nền tảng phần mềm. Tại đây, mỗi thành viên trong đội nhóm đều thấy được vai trò của mình và người khác, vì thế mà có ý thức trách nhiệm tốt hơn.
Khi bạn cải thiện trách nhiệm giải trình ở nơi làm việc nhờ workflow automation, bạn cũng cải thiện hiệu suất, sự tham gia, sự cam kết, và tinh thần đồng đội của nhân sự.
Tăng sự hài lòng trong công việc
Thay vì dành thời gian đặt lịch gửi email, nhờ tự động hóa, giờ đây nhân viên có thể tập trung lên sáng kiến chiến lược hay nghiên cứu các phương pháp làm việc mới nhất. Họ sẽ thấy công việc hấp dẫn và đáng làm hơn, giảm thiểu mong muốn rời bỏ doanh nghiệp.
Tăng năng suất, tiết kiệm thời gian
Nhờ workflow automation, nhân viên hoàn thành được nhiều tác vụ hơn, dư được nhiều thời gian hơn để làm các nhiệm vụ cao cấp.
Giảm nguy cơ mắc lỗi
Con người cẩn thận đến đâu cũng sẽ luôn mắc sai lầm trong thao tác, máy móc thì ít hơn. Doanh nghiệp hãy tự động hóa luồng công việc để tăng sự chính xác, ngăn ngừa hậu quả về tiền bạc lẫn danh tiếng.
Cuối cùng, nhờ cải thiện được mọi mặt trong vận hành mà workflow automation giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh hơn, khẳng định vị thế tốt hơn trong mắt khách hàng.